RPA（Robotic Process Automation）は業務を自動化するツールで、日常の業務改善に効果的です。
この記事ではRPAを使ってできることや、業務の効率化事例について解説します。

本記事を読むと分かること
●　RPAの仕組み・できること

●　Excelの自動化ツールと比較したときのRPAの位置づけ

●　自動化ツール選定時のポイント

● 　RPAによる業務効率化の事例

RPAやプログラミングに詳しく無い人でも全く問題ありません。
それぞれ分かりやすく解説していますので、誰でも理解できる内容となっています！

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RPAの仕組み・できること

RPAは、ロボットと呼ばれるソフトウェアがPC上の作業を自動で実行する仕組みです。
ロボットは作業内容を記録したシナリオに従って動作します。
 
人間が、PCを使うときはマウスやキーボードなどの入力デバイスを操作します。
マウスの動きや入力するキーをシナリオに記録すれば、ロボットはその動きを再現可能です。
マウスクリックやキーボード入力でできる作業は全て自動化の対象です。

RPAで手動操作を自動化する例

RPAの魅力の一つは、日常的なパソコン操作をプログラムに置き換えるなどの手動操作を自動化してくれるところです。RPAはクリックやボタンを押すこと、キー入力などの基本的な操作を自動化できます。
 
たとえば、Webページ上の特定のリンクをクリックする操作は、RPAを使って「Webページのリンクをクリック」という単純な命令に変換されます。
同様に「ボタンを押す」という行為も、RPAプログラムによって自動的に実行されるのです。
 
PC作業はこの「クリック」「ボタンを押す」「キー入力」の3動作で構成されることがほとんどです。つまり、RPAを用いれば、PC作業のほとんどを自動化でき、業務の効率化を図れます。
 
このようにRPAは、手動で行っている一連の操作をステップバイステップでプログラムに置き換えることで、自動化を実現するのです。
RPAをツールとして業務に導入することで、時間のかかる繰り返し業務を効率化できます。
 
これによって人間は業務により集中でき、考える時間を持つ機会が増え、新たなアイデアを生む可能性が期待できるのです。

RPAとExcelの自動化ツールの比較

自動化の選択肢として、RPAとExcelの自動化ツールはよく比較されます。
それぞれの特徴を表に示します。

自動化ツールを選択するポイント

RPAは多くの業務を自動化できる強力なツールです。ただしその適用には限界があります。
特に、大量のデータを処理する場合、RPAは手動操作の高速化という形でのみ機能するため、必ずしもベストではありません。
 
たとえば10万件や100万件というたくさんのデータを扱う際には、RPAよりもプログラミング言語で操るVBAや、モダンExcelのPower Queryの方が適しています。
 
自動化を検討する際には、どのような業務を自動化したいのか、効率化させたいのか、
業務の規模や複雑さを考慮して最適なツールを選択する必要があります。
ただ、RPAをツールとして最大限に活かして業務を効率化できれば、大幅な時間短縮が望めるでしょう。
 
RPAは強みもあれば限界もありますが、ツールとして最大限に効果を発揮できる使い方をすることで、
大幅なパフォーマンスの向上が期待できます。

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RPAによる総務・人事・経理部門の業務効率化事例

業務が多い総務・人事・経理部門では、派遣やアウトソーシングの利用により業務を効率化できます。
しかし、RPAを導入すれば、作業を社内で完結させつつ担当者がより高度な業務を担当できるでしょう。
ここからは、これらの部門での業務効率化の事例を紹介します。

交通費精算

交通費精算書をチェックする際、乗り換え案内サービスやWebサイトを利用してルートや運賃を確認し、適正料金かどうかを判断します。精算書に誤りがある場合、修正をしたうえで、正しい精算書として登録し、決裁に移行します。これらの作業には手間がかかるでしょう。
 
RPAの導入によって、精算書からのデータの読み取り、Webサイトを閲覧して経路や運賃の整合性の確認、そしてデータの修正までの一連の作業を自動化できます。

勤怠管理

勤怠管理システムを使用して従業員の勤怠管理をしている状況では、タイムカードのデータをシステムに反映したり、時間外労働や有給休暇の申請データを集計したりなどの、煩雑な手作業が発生します。
 
RPAを導入すれば、作業を効率化しヒューマンエラーを低減させられます。
また、給与計算システムと連携すると、勤怠データを給与計算に反映可能です。

売掛・買掛管理

売掛金や買掛金、消込などの処理では、請求書データと入金データを照合して会計システムに必要な操作をする作業が必要です。
 
システムに取り込まれていないデータの会計システムへの登録も求められるでしょう。
手作業によるデータの移行や再入力は、ミスを起こす要因です。
 
RPAの導入によって、これらの作業も自動化可能です。重要な取引データを、ミスなく処理できるでしょう。

RPAによる企画・営業部門の業務効率化事例

企画・営業部門では、競合調査や社内で共有する営業日報の作成といった、分析と情報共有に関わる作業が求められます。
RPAの導入で、データベースを作る工程の省力化や迅速化が可能です。担当者は状況の把握や分析に注力できるでしょう。これらの部門での業務効率化事例を紹介します。

競合調査

競合他社の商品・サービスの価格やスペックなどの情報を収集するとき、Webサイトやリンク、ナビゲーションをたどり、スクロールして情報をコピーする作業が発生します。人力でこれらの作業をすると、時間がかかります。
 
RPAがあれば、Webサイトの閲覧と調査の自動化が可能です。
もちろん、担当者自身による調査が新たなインスピレーションにつながることも多く、全ての自動化がよいとは限りません。しかし、定例の情報収集や単純な調査であれば、自動化のメリットは大きいでしょう。

日報作成

営業日報は、担当者が毎日、日報管理システムに入力をします。これらのデータの活用のために、内容を抽出したりExcelや他のアプリケーションと連携したりする必要が出てきます。
 
RPAは、営業日報の集計や評価作業の自動化が可能です。また、結果を関連部門に共有する際に、メールやグループウェアと連携して、自動で内容を送信できます。

データ分析

販売やマーケティングのデータを分析するとき、自社データベースの情報やWebサイトから収集する他社情報から、必要な情報を抽出しなければなりません。
また、収集した情報の文字や文章の誤りの修正、必要な情報の強調などデータ加工も必要です。
 
RPAは、情報の分析から加工までの一連の作業を自動化します。加工作業は業務とは直接関係のない作業であり、自動化によって担当者は中心業務に専念できます。

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RPAによる販売・EC部門の業務効率化事例

販売・EC部門は、顧客とのコミュニケーションに関わる業務や作業が多く存在します。
受注・請求・配送などに関する書類作成やデータ処理は、RPAによって自動化できるでしょう。
これらの部門での業務効率化事例を紹介します。

受注情報入力

Webサービスや店舗と基幹システムが連携している場合、注文は受注管理システムで処理されます。しかし、連携がない場合、または別のフォーマットによる注文は手作業での入力が必要です。
また、注文票をはじめとする紙媒体による注文はOCRで読み取って電子化し、システムに入力します。
 
RPAの導入によって、異なるフォーマットの受注情報をシステムに取り込む作業が自動化されます。
作業効率が上がり省力化が可能です。

POSデータ処理

小売業で販売される商品に関するPOSデータのうち、開示されているものをマーケティングに利用することがあります。このとき、それぞれの小売店の専用サイトからデータをダウンロードし、自社のシステムに取り込んで分析します。
データの容量が大きくダウンロードに時間がかかることや、小売店が多いと膨大な作業になることが課題となるでしょう。
 
RPAを導入すると、これらの作業を全て任せられます。
担当者の負担軽減やヒューマンエラーの低減につながります。

見積・請求処理

問い合わせに対する見積もりや注文に対する請求の処理は、販売のうえで重要な作業です。
ただし、単調で機械的な作業ともいえます。
 
例えば、見積書作成時には、商品価格や特徴などの情報をデータベースや取引先Webサイトから収集して計上します。請求書作成時は、売上伝票を販売管理システムに入力して請求書を発行するでしょう。
 
このような作業に対してRPAを導入すると、担当者は機械的な作業から解放されます。
空いた時間や人員を、有意義な販売活動に専念できます。

RPAによる製造・物流・サービス部門の業務効率化事例

製造・物流・サービス部門では、製品や荷物に添付される伝票の出力や取り扱い、作業の指示に関わる文書の作成・発行などの業務があります。多種の物品や伝票の取り扱いがあり、作業単位で自動化できるRPAは効果的です。これらの部門での業務効率化事例を紹介します。

作業指示書作成

住宅設備をはじめとする商品に対して工事が発生する場合、販売部門は工事の担当部署や業者へ機器の取り付けを依頼します。
作業指示書には、機器の情報とともに、顧客の住所・氏名・連絡先・訪問日などの転記と地図の添付をします。これらの情報を検索して入力する作業が必要です。
 
RPAを導入し、情報の転記や地図の添付作業を自動化すると、販売部門担当者の業務負荷を軽減できます。

帳票データ登録

製造・物流の過程では、製品や荷物に対して伝票を添付します。
倉庫では、荷物の内容を伝票だけで判断することもあります。
荷物を管理するためには、伝票の内容をOCRで電子化して、倉庫システムへの登録が必要です。
 
RPAの導入によってデータの登録作業を自動化できます。
担当者が倉庫作業に集中でき、作業品質の向上につながるでしょう。

まとめ

RPAは、日常的に人間が担当する作業のうち非効率なものの改善を目的として、導入しましょう。

ユースフルでは、こうしたRPAによる業務自動化に関する相談を承っております。
PowerAutomate for Desktop や PowerAutomate を使いこなし、主体的にビジネスを推進できる個人や組織の育成に伴走して参りますので、どんな些細なことでもお気軽にご相談ください。 

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