初心者向け｜Excel関数 × ChatGPT 活用の３ステップ
皆さんは普段Excelを使っていて、取引先から提供された帳票やWEBサイトからダウンロードした統計資料において「今まで見たことのない数式や関数」に出くわしたことはないでしょうか。
Excelの知識が豊富な方なら数式のしくみを一目で理解できる場合が多いですし、たとえExcelに不慣れな方でも該当のブックを作成した本人が近くにいれば直接質問することもできるでしょう。
しかしそのどちらにも当てはまらないケースでは、数式の意味や関数の役割を一から調べる必要があり、対象の計算式を今後メンテナンスすることも想定して、その数式がどこをどう参照して何をしてくれているのかをしっかりと把握しておくことが求められますよね。
そこで本記事では、ChatGPTを活用して見慣れない数式や関数の構造をひも解く方法をご紹介します。具体的なアクションを3つのステップに分けてわかりやすく解説していきますので、Excel関数に限らず、実務で初見の何かに遭遇したときの対処法としてぜひ参考にしてください。
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Step.1 関数の意味を解説してもらう
見慣れない数式や難解な関数に出会ったら、まずはシンプルにその意味を聞き出しましょう。
ChatGPTへ以下の質問を投げかけてみます。
以下の数式の意味を解説してください。
=NETWORKDAYS.INTL(E73,E74,1,D77:E78)
結果、この数式がExcelの関数を用いて構成されたものであること、また関数がその役割を果たすために必要な引数※の情報などを返してくれます。
※引数：関数を機能させるために必要な判断材料のこと。関数のカッコ内に、あらかじめ定められた正しい順序で当てはめていく。（カッコ内左から、第１引数,第２引数,第３引数,...... と呼ぶ）
しかし、いくら概念的な話を羅列してくれても、初心者の方がこれだけで「なるほど！」と腹落ちするのは難しいかと思います。
そこで、次のステップに進みます。
Step.2 簡単な事例で解説してもらう
対象の数式や関数がはたして何をしてくれるものなのかをよりイメージしやすくするために、具体的な使用例を示してもらいましょう。
ChatGPTからのアウトプットに続けて、以下のように質問します。
もっと簡単な事例で説明してもらえますか？
これにより、サンプルの関数が「（特定期間における）土日祝日を除いた"営業日数"」を求める役割を持っていることがわかりました。実際の業務で扱う"営業日数"という用語で説明してくれたので、ユースケースの理解が格段に進みますよね。
とはいえこれでも、関数の構造を深く理解し、数式や参照範囲をメンテナンスするにはハードルが高いと感じる方もいらっしゃると思います。
そこで、最後のステップに進みます。
Step.3 Excelの表にしてもらう
それぞれの引数で参照したセルや範囲にどのような情報があれば良いのかを理解するために、Excelならではの形式で出力してもらいましょう。
ここまでのやり取りに続けて、ChatGPTに以下のように問います。
これをExcelの表で表現すると、どうなりますか？
すると、Step.2ではテキストベースの説明となっていた内容を、Excelのワークシートを模した表に落とし込んで提示してくれました。
関数の構造とワークシート上のセル番地を一元化した上で、欄外には補足説明も示してくれているので、たとえ知らない関数に出くわしても段階的に理解を深めることができます。
従来のGoogle検索では成し得ないアプローチなので、ぜひおさえておきましょう。
まとめ
いかがでしたか？
今回はChatGPTを活用して、見慣れない数式や関数の構造をひも解く方法をご紹介しました。
以前投稿した別の記事で、ChatGPTは文書生成やクリエイティブ系のタスクに適していることに触れましたが、本記事で取り上げた特定の領域については、情報のリサーチ業務もChatGPTが担ってくれます。
初見の内容でもわかりやすく解説してもらうために、ChatGPTを誘導するつもりで対話を繰り返していきましょう。
また、適切な順序で質問することでAIが効力を発揮してくれた今回のサンプルは、人間同士のコミュニケーションでも活きてきます。人に何かを教えたり、商談で情報を引き出したり、自部門の戦略を社内や経営層に説明したりと、様々なシーンで順序だった対話のステップが求められます。
生成AIツールの実務活用を通して洗練されるスキルは、間接的に人と人とのコミュニケーションスキルを磨くことにつながるのです。
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