【導入事例紹介】サントリーパブリシティサービス株式会社様｜ユースフル for Business
サントリーパブリシティサービス株式会社は、文化施設や企業PR施設のブランディングや運営、同領域における人材育成コンサルティング事業を展開する企業です。
同社が運営する山口県立美術館と萩美術館で「Microsoft Teams」の活用と定着を図るべく、ユースフルのTeams研修をご導入。今回は支配人の羽根田さんに、ユースフル for Business をご採用いただいたきっかけやご感想、チームにおけるDX推進プロジェクトで意識されていることなどを伺いました。
YouTubeメディア「ユースフル／スキルの図書館」を運営するユースフル株式会社では、組織やチームのITリテラシーを底上げする学習動画コンテンツの提供や個社研修を承っています。また、企業の経営改善やDX推進に直結するBPOコンサルティングサービスについても、現在非常に多くの法人クライアント様からお引き合いをいただいております。
講師やコンサルタントの数にも限りがありますので、まずはお気軽に無料相談フォームよりお問い合わせください。
本日ご出演いただいた方について
Q.ご担当者様の業務内容を教えてください。
－【羽根田様】弊社は、コンサートホールや美術館などの文化施設、企業PR施設、商業施設のブランドイメージ向上や企画運営、それに紐づく人材教育などを行っています。
私は山口県立美術館の支配人として、地元自治体と連携し、美術館の運営や施設の管理運営、スタッフの業務管理、広報活動などに従事しています。美術館の発展は地域の文化的魅力の向上につながり、地域社会に貢献できるため、とてもやりがいを感じています。
インタビュー風景（オンライン）
終始、和やかな雰囲気でお話をお聞かせくださいました！（画面左が羽根田様）
Q.今回、Microsoft Teams 研修を実施されたのはなぜですか？
－【羽根田様】Teams 研修を実施した背景は、我々が抱えていたいくつかの課題を解決するためでした。
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コミュニケーションの効率化
山口県立美術館や萩美術館では、複数の部署やスタッフがそれぞれ異なる業務を担当しており、従来のメールや電話だけでは迅速かつ効率的な情報共有が難しくなっていました。
特に、展覧会の準備や運営においてはリアルタイムでの情報交換が不可欠ですし、私たちはシフト勤務のため、均等に情報共有していくことが求められます。そのため、少なくとも社内のやり取りについては、１つのプラットフォームに統一したい想いがありました。
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Teams の利便性に対する気づき
当初、Teams は一つの「オンライン会議システム」くらいにしかとらえておらず、連絡についてはメール等を利用しており、決して効率的に使えている状態ではありませんでした。
ただ、色々と調べていくうちに、Teams が他のコミュニケーションツールとは異なる性質を持つアイテムであることがわかってきました。しかるべきチーム・チャネルの設計やチャット機能を充分に活用することで、我々のニーズにしっかり応えてくれるツールであることに気づいたのです。 -
デジタルリテラシーの向上
パソコンそのものの操作も含めて、スタッフ間でITスキルにばらつきがあり、新しいツールの導入や本格的な活用には抵抗があるメンバーもいました。そのため、まずは普段から使っている Teams の研修を通じて、全員が基本的な活用テクニックを習得し、組織全体でICTツールを効果的に使えるようになることを目指しました。
「ユースフル for Business」について
Q.ユースフル for Business 導入の決め手や他社との違いはどのような点ですか？
－【羽根田様】ユースフルを選んだ決め手は、研修内容が私たちのニーズに最も合致していた点です。
他のベンダー様からも情報を仕入れながら比較検討をしておりましたが、ユースフル以外の事業者からは、すでにパッケージ化された固定のカリキュラムしか提供されなかったり、そもそもTeams の研修を引き受けてくれなかったりといった状況でした。場合によっては、Teams 研修を依頼しているのに、Excel の研修を提案されたこともありました。
そのような中で、ユースフルから事前に提示されたカリキュラムのアジェンダが目に止まりました。取り上げられている機能や活用法が極めて実務的であり、初回の面談でお伝えした私たちの要望をふまえてカスタマイズしてくれていることがわかりました。
正直なところ、コスト面では予算をオーバーしていたのですが、研修内容の魅力が勝りました。ここはプロの技を時間をかけてみっちり教わりたいという想いから、当初計画していた2時間の研修を、最終的には「3時間」に拡大してお願いしました。
Q.実際に研修を実施された感想を教えてください。
－【羽根田様】今回の Teams 研修については、一言で申し上げて「大変満足」しています。
研修内容は前評判のとおり、私たちの業務に直結する実践的なもので、すぐさま日々の業務に役立てることができました。特に、チーム内でのコミュニケーションがスムーズになり、情報共有の生産性が大幅に向上しました。
実際の研修で使われたスライドの例
また、研修当日に山口県までお越しいただいた、講師の大野さん、同行いただいた大垣さんも非常にフレンドリーで、スタッフも安心して受講できました。一方的な講義でなく、随所にハンズオン型の演習を織り交ぜていただき、非常にインタラクティブな場でした。大野さんの講義やデモに対して、大垣さんがより実務的なユースケースやTipsを補足解説してくれる、ダブルキャストの研修体験も印象的です。
スタッフの皆さまから寄せられた、研修のご感想や改善点（自由意見）
- 投稿はしたことがあったのですが、引用や返信など細かなところは知らないことばかりだったのでとても勉強になりました。まだ慣れていないことばかりなので積極的に使っていけたらなと思います。
- teamsがコラボレーションツールでExcelなどとのハブの役割を持っていると知ったこと。
- 知らないことが多かったのでとても勉強になりました。活用することでたくさん習得していけると思うのでわかるところから実践していこうと思います。ありがとうございました。
- 個人のスキルだけでなくチーム全体での使い方の設定の仕方(ナンバリングの徹底)の説明がっても参考になった。
- 引用ができることは知りませんでした。今後ぜひ活用してみたいと思います。色々な活用の仕方があるということが今回の研修で分かったので、自分に合う方法で活用して業務改善につなげられればと思いました。ありがとうございました。
- チャット機能とメール機能のハイブリットなツールなんだと研修で良く理解できました。今回の研修内容を元に現場で活かせるよう改めて運用方法などを話し合う必要があると感じました。
- 今まで使い方がよく分からず苦手意識がありました。今回、基礎の基礎からいろんな活用例やテクニックまで教えていただき、自分の中で少しハードルが低くなりました。聞けば聞くほど、いかに自分が宝の持ち腐れ状態にしていたのかを痛感しました…。使いこなすまで行くにはまだまだ時間はかかりそうですが、まずは慣れることから始めます。ありがとうございました。
- 今回改めて基本的な操作の確認やルールなどが勉強でき、今までの使い方でメンションの仕方やファイル添付方法など間違っていなかったこと、引用することで誰が見ても分かりやすい投稿にするなど改善が必要な点等理解できました。この研修をきっかけに美術館2館でのTeamsを使いこなして、コミュニケーションの活性化や業務効率化などに取り組んでいきたいと思います。遠方から山口県までお運び頂きましたユースフル様にお礼を申し上げます。
- 全員が一律で日頃のメンション、返信という基礎知識を獲得できる点。
- チーム、チャネル、チャットの概念と使い分けがわかった。同時に組織で使うものなので、しっかりとしたルールと同意が必要であると痛感した。
- 研修で知ることができた機能を使いこなせるように、この後振り返りをしっかりしたいと思います。
皆さん、とても熱心に演習に取り組んでいただきました！
DX推進プロジェクトのお取り組みについて
Q.最後に、DX推進に関わるすべての方へメッセージをお願いします！
－【羽根田様】DX推進者や管理者に求められるのは、プロジェクトを段階的に進めることと、チームの雰囲気づくりだと考えます。
デジタルテクノロジーが急速なスピードで進化する中では、組織のITリテラシーを一気に最高値までもっていくのは非常に難しいと考えています。そのため、焦らずトライ＆エラーを繰り返しながら、ステップバイステップでプロジェクトを進められることをおすすめします。
また、わからないことはわからないと、メンバーが気兼ねなく言い出せる雰囲気づくりも重要です。推進者や管理者も研修の場に参加し、「それは知らなかった！」「ここはどうすればいいんだろう？」と積極的に声をあげることで、わからないのは私だけではないんだ！知らないことは遠慮なく聞いて良いんだ！という風土を創り上げることをおすすめしたいです。
こうした意識でプロジェクトに臨むことで、実務で新しい取り組みを進めることになったとしても、あのとき一緒に学んだことを活かそうとしているんだ！と、全員が納得感をもって、スムーズに改革の一歩を踏み出すことができるのです。
－本日は、貴重なお話をいただきありがとうございました！
※掲載内容は取材当時（2024年6月）のものです。
ユースフルでは、Microsoft×AI領域の実務活用に長けたコンサルタントチームが、貴社の課題や状況にあわせて最適な研修をご提案しております。
「社内でTeams研修を実施するか悩んでいる…」
「チャネルの作り方やチャットの便利な使い方を学び、強いチームを育てたい…」
「毎日のコミュニケーションに割く時間を削減して、他の業務に集中したい…」
このようなお悩みを抱えられているDX推進担当者、人事研修担当者の方は、実施可否が決定していなくても構いませんので、ぜひお気軽にご相談ください。
