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ChatGPT 使い方入門|実務が効率化する厳選ショートカット活用術

タイトルを見て、ChatGPTにショートカットキーがあるの?と思われた方もいらっしゃるかもしれません。

ブラウザでChatGPTを使用していれば、もちろん「方向キー」や「コピー&ペースト」、「ページの更新」などの共通のキーボードショートカットは使えます。
しかし、今回取り上げる"ショートカット"は、いわゆるキーボード操作を駆使して作業を効率化することとは意味合いが異なります。

皆さんは普段ChatGPTを使っていて、ChatGPTに「生成を続けてください」や「これまでの内容をまとめてください」など、毎回同じようなメッセージを送るケースが多くありますよね。
こうしたシーンで、いちいち指示文をすべて入力するのではなく、たとえばアルファベット一文字だけ送信すればそれにひもづいた処理を実行してくれる、という環境を作れたらとても便利です。

そこで本記事では、ChatGPTをより効率的に使えるショートカットのテクニックについてご紹介します。具体的な実務サンプルを用いてわかりやすく解説していきますので、今回取り上げる事例に限らず、せひ皆さんの日々の業務に落とし込むことをイメージしながら読み進めてみてください。

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目次[非表示]

  1. 1.Step.1 ショートカットを指示する
  2. 2.Step.2 ショートカットを追加する
  3. 3.まとめ 

Step.1 ショートカットを指示する

まずはどのようなショートカットを設定すれば日々の業務で活きるのか、実際のサンプルをみていきましょう。

たとえば皆さんが営業チームにいると仮定して、先月の営業成績の振返りと今月の目標設定の概要を箇条書きで軽くメモしました。通常であれば、このあとChatGPTにメモの内容を読み込ませた上で、以下のようなやり取りを進めていくと思います。

  • メモの内容を口語表現や物語形式に変換し、ひとまとまりで提示してもらう
  • 出力された文章を部分的にリライトする
  • 月次報告会でこれを説明したときに想定される質問を把握する

月次や週次、日次で発生する業務で、上記の指示文を毎回入力するのはめんどうですよね。
こうしたシーンを想定して、ChatGPTにあらかじめ以下のショートカットを仕込んでおくのです。

今後このチャットにおいて、以下特定の文字列もしくは数字をプロンプトとしてあなたに渡したら、それをショートカットと認識し、該当するアクションを実行してください。

c:文章が途中で途切れたので、続きを書いてください
数字_xxx:[数字]個目の【】から始まるパラグラフについて、よりxxxにリライトしてください
q:この発表を上司に行った場合、想定される厳し目な質問を3つ教えてください

上記の指示を出すと、下図のように指定したショートカットとそれにひもづく動作を繰り返し表示し、認識の確認をしてくれます。

一度これを仕込んでしまえば、以降このチャットで該当のショートカットがユーザーから送信されたときに、それぞれに該当する動作を実行されるのです。

▼想定質問を促す「q」を入力した結果▼

これまで「この発表を上司に行った場合、想定される厳し目な質問を3つ教えてください 」と毎回入力していたところを、「q」と打ち込むだけで処理を完了できます。

▼2段落目の文章を長めにリライトする「2_長め」を入力した結果▼

サンプルでは「長め」と指示していますが、もちろん文書の長さ・短さだけでなく、「丁寧に」「情熱的に」といった文書のテイストも指定できます。

とても便利ですよね!


Step.2 ショートカットを追加する

ここまでのやり取りで生成された文章やアイデアに対し、その提案を受け入れるかどうかを表明するショートカットを追加したいとなったとします。

こんなときはChatGPTに、以下のように指示します。

先ほど渡したショートカットについて、以下の内容を付け加えてください
y:「提案された文章の修正を承諾します。あらためて全体を示す必要はありません。」
n:「提案された文章の修正を拒否します。あらためて全体を示す必要はありません。」

これにより、追加した2つのショートカットの確認と、このチャットで記憶されているショートカットの一覧が表示されます。

続けて、以下のショートカットも追加してみます。

先ほど渡したショートカットについて、以下の内容を付け加えてください
r:定量的ではない部分を指摘し、具体で必要となる単位(~個、%など)を教えてください

このようにかぶせて追加しても、これまでこのチャットで指示されたショートカットは一元的に記憶されます。

▼定量表現を指示する「r」を入力した結果▼

定量化された数値はダミーの情報のため、「この部分を具体的に数値化すべきなんだ」という確認の主旨で活用し、報告の際は実際の伸長率や構成比などの数値に置き換えていきましょう。


最後にショートカットを作成・追加する際におさえておきたいことを補足しておきます。

【補足】ショートカット作成に関する留意事項

  • 本記事の画面収録には有料版のChatGPTを用いており、無料版ではうまく機能しない可能性があります。
  • 指示したショートカットは、そのチャット欄でのみ有効です。
  • ChatGPTに覚えさせるショートカットの数は5~10個が理想的のようです。(実際にChatGPTへ尋ねた結果)



まとめ 

いかがでしたか?
毎回同じような指示文を入力していて「めんどうだな~」と感じたときは、ぜひChatGPTにショートカットを仕込んでみてください。

人間同士の会話で一言返事を繰り返すと嫌われてしまいますが、生成AIはその返事にひもづく動作を文句も言わず実行してくれます。ぜひAIをトレーニングするつもりで、あらかじめ必要な情報を教えてあげましょう。

このように、ユーザーが定めた基準や形式に従ってテキストを出力するChatGPTを創り上げるためには、私たちユーザーも継続的なスキルアップを図っていくことが重要です。

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片岡 駿人|Kataoka Hayato
片岡 駿人|Kataoka Hayato
Youseful㈱法人事業統括責任者。慶應義塾大学文学部卒。前職は大手メーカーにて事業企画・マーケティング職に従事。Excelスキル配信メディア「Office HARU」プロデューサー。企業研修への登壇経験多数。著書に『カリスマYouTuberが教える Excel超時短メソッド』『同 Excel関数最速メソッド』。

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