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【新入社員向け】初心者が最初に知っておきたい生成AI活用法5選

現代ビジネスの現場では、日々の業務を効率化し、生産性を高めるために様々なテクノロジーが取り入れられています。

その中でも昨今注目を集めているのが、人工知能(AI)の進化と実務への応用です。
ChatGPTCopilotのような生成AIツールはすでに、企業・自治体・個人を問わず、多くのビジネスパーソンが直面する業務上の課題を解決する手段として活用されています。

一方でこうしたAIアシスタントツールに対しては、「実務で活きる想像ができない」「求めているアウトプットが得られるかわからない」といった声も聞こえてきます。新入社員の方を中心に業務利用のイメージがわかない方、AIに不慣れな方にとっては習得までに一定の時間がかかるでしょう。

そこで本記事では、新入社員が最初におさえるべき生成AIの基本的な活用法について解説します。
AIの使いこなしが求められる環境に放り込まれた初心者の方はもちろん、そのような方に教える立場の先輩社員にとっても、「どこから教えればよいか?」「自部門の業務にどう落とし込むか?」 といった疑問を解消できる内容ですので、ぜひご一読ください。 

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目次[非表示]

  1. 1.AI活用術①|文章の要約(ChatGPT)
  2. 2.AI活用術②|文章の翻訳(ChatGPT)
  3. 3.AI活用術③|文章の添削(ChatGPT)
  4. 4.AI活用術④|情報の検索(Copilot ※旧Bing AI)
  5. 5.AI活用術⑤|問題の解答(Copilot ※旧Bing AI)
  6. 6.AI活用術|まとめ 

AI活用術①|文章の要約(ChatGPT)

生成AIの活用法の1つに、文章の要約があります。
膨大な情報量の文書やメールの文面を読み込むには相応の時間を要しますので、書かれている内容の概要を効率的に把握し、次に取るべきアクションが瞬時に判断できたら便利です。

たとえば、「新規事業のメンバー募集」に関する長いメールを受け取ったとします。
重要なポイントだけを簡潔に要約し、受け手が何をすべきかを示してもらうために、ChatGPTへ以下の指示を出してみます。

#指示
このメールを要約してください。
そして、参加希望の場合は何をすれば良いか教えてください。
#本文
●●~

これにより、説明会の参加を希望する場合は送信者へ「返信」するように促してくれます。

※メールの本文をChatGPTに貼り付ける場合は必ず、個人情報や企業機密に関わる内容をマスキングした状態でメッセージを送信しましょう。


AI活用術②|文章の翻訳(ChatGPT)

グローバル化が進む現代ビジネスでは、異なる言語間でのコミュニケーションも多く発生します。 外国語で書かれた文章を日本語に翻訳したり、日本語を他の言語に変換したりすることも、生成AIが得意とする作業です。

以下の指示を出すことで、先ほどのメールを英語に翻訳してみます。

#指示
以下のメールを英語に翻訳してください。
#本文
●●~

結果、日本語で書かれたメールが瞬時に英語へ翻訳されます。
メールの論点となる3ポイントや説明会の概要についても、正確に変換されています。

もちろんメールの他にも、海外のニュースや文献を日本語に変換するケースなど、外国語が苦手な方にとって言語の壁を越える大きな助けとなってくれます。


AI活用術③|文章の添削(ChatGPT)

新入社員や若手社員の方にとってありがたいのは、自身がメールの送信者になったときに、その文面が正しく簡潔に書かれているか、重要なポイントが漏れていないかなど、文章を添削する作業まで代替してくれることです。

先ほどのメールを自分が送る側になったと仮定して、メールの内容を読み手にとってわかりやすい構造や表現に変えてもらうように指示を出してみます。

#指示
以下のメールを添削してください。
#制約条件
より完結に、要旨が伝わりやすいようにまとめてください。
新規事業のメンバーに加わるメリットを含めてください。
具体的には、事業設計やマネジメントのスキルが身につくことです。
#本文
●●~

これにより文章量が削減され、必要な論点を含んだ上で簡潔な文章案が出力されます。

さらに、ChatGPTからのアウトプットに続けて「具体的にはどこを変えましたか」とメッセージを送ると、メール文面の改善ポイントを示してくれます。

もし特定の項目や要素についてより重点的に表現して欲しい場合は、その旨を伝えることでもう一段ブラッシュアップしたテキストを生成することができます。ChatGPTと対話を重ねることで、相手に好印象を与える文章を一緒に創り上げていきましょう。


AI活用術④|情報の検索(Copilot ※旧Bing AI)

生成AIは情報のリサーチ業務にも活用できます。
ここまで触れてきた文書系のタスクではChatGPTを使ってきましたが、情報検索のユースケースでは「Copilot(旧Bing AI)」もおすすめです。

現段階では各々のツールを、以下の用途イメージで使い分けてみると良いでしょう。

  • ChatGPT:文章の執筆やクリエイティブな作業
  • Copilot:情報のリサーチや調べもの

たとえば、「Excelを勉強するためにおすすめの動画を教えてください」と入力すると、それに対する答えと、その返答の裏付けとなったWEBサイトの候補をあわせて提示してくれます。

従来のGoogle検索では、「キーワードを入力して表示された結果から、さらにユーザーが求める情報を手あたり次第に探しに行く」というステップが基本でした。

一方でCopilotであれば、ユーザーのメッセージに合致する情報をあらかじめ絞った上で最適解になり得る答えを提案し、ソースとなる参考サイトのリンクまで付与してくれるのです。
必要な情報を素早く収集することで、迅速な意思決定を促すことができます。


AI活用術⑤|問題の解答(Copilot ※旧Bing AI)

情報の検索に派生して、ユーザーがやりたいことの言語化や固有名詞の提示も生成AIが担ってくれます。

たとえば、「Excelのテーブルに対して、特定の条件に合致するデータだけを合計する役割を持つ関数は何ですか」と問うたとします。

このメッセージへの答えとして、「SUMIF関数」や「SUMIFS関数」が返ってきます。やりたいことは表現できるんだけど、その解決策がわからないときなどにとても重宝できる使い方です。

今回のサンプルで、もし具体的な関数の使い方まで追加で調べたいときは、

  • あわせて提示される引用元のサイトにアクセスする。
  • 引き続きチャットで質問する。

といったアクションをとっていきましょう。


AI活用術|まとめ 

いかがでしたか?
今回はAI活用の入門編として、新入社員や初心者の方が最初に知っておきたい生成AIツールの使い方を厳選してご紹介しました。
ChatGPTとCopilotを例に解説してきたように、ツールによって得意とする作業が異なっていきますので、皆さんの仕事を助けてくれるアシスタントを複数人抱えているイメージで、用途にあわせて使い分けてみてください。

また、実務では生成AIツールの単品利用にとどまらず、ExcelやVBAとのかけ合わせでより高度な業務効率改善が実現する事例も多く存在します。

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片岡 駿人|Kataoka Hayato
片岡 駿人|Kataoka Hayato
Youseful㈱法人事業統括責任者。慶應義塾大学文学部卒。前職は大手メーカーにて事業企画・マーケティング職に従事。Excelスキル配信メディア「Office HARU」プロデューサー。企業研修への登壇経験多数。著書に『カリスマYouTuberが教える Excel超時短メソッド』『同 Excel関数最速メソッド』。

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