ビジネスの最前線において生成AIの存在感が日を追うごとに高まる今日、世の中で飛び交うAI関連情報を追いきれず、またAIの活用事例が広範囲に渡るため、結局のところ「AIが得意なことはいったい何なのか？」「どの業務に活かせるのか？」といった疑問を感じている方も多いのではないでしょうか。

AIもMicrosoft Excelなどと同じく1つのツールであり、明確な得意領域が存在します。
ChatGPTに代表される生成AIの登場により、ビジネスパーソンにとってAIの存在が一層身近なものになりましたが、その活用にあたってはAIの得意な領域とそうでない領域を正しく理解して、適切に使いこなすことが求められます。

そこでこの記事では、生成AI（とりわけ「ChatGPT」）の能力とその限界について、ビジネスの観点から深く掘り下げます。私たちが日々の業務にAIをどのように取り入れるべきか、具体的な活用例を交えて解説していきますので、ぜひご一読ください。 

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ChatGPT研修｜生成AIが効力を発揮する業務とは？

業務を効率化するためによくある業務カテゴリを3つに分類し、AIが得意とするタスクの特徴をみていきましょう。 

①日常的に行うタスク

週報の記入や月次の報告書作成などの日常的な業務は、生成AIの得意分野です。
ChatGPTを使ってテキストの作成や基本的なデータの収集・整理を行うことで、ルーティンワークの効率を向上させることができます。
また「ルーティン」であるからこそ、一度作ったプロンプトを何回も使い回すことができるため、長い目でみても業務効率化のメリットを感じやすくなります。

②テキストを扱うタスク

メール本文の案出し、議事録の要約、報告書の作成など「テキスト」中心の業務であれば、ChatGPTの活用で作業スピードと品質の両方を向上できます。これにより、創造的な業務に集中する可処分時間を増やすことが可能になります。

一方で財務報告、市場分析など「数字」中心とした業務には、Excelのような専用のツールを使うことで、より正確で詳細な分析が実現します。

③ルールや見本があるタスク

AIからのアウトプットが求めていたものとかけ離れていて、「AIは役に立たない」と感じたことはないでしょうか。このようなケースでは、タスクに関するルールや見本をAIに読み込ませることで、両者のギャップを埋めることができます。

ルール

たとえば報告書を作成するにあたり、会社で決められたフォーマットがある場合はそのルールを指示条件（＝プロンプト）に盛り込んでみましょう。できる限り詳細に伝えることで、AIの挙動はガラっと変わります。

• 「です／ます」調か、「で／ある」調か

• どのような見出しが必要か

• 必ず含めるべきワード、使ってはいけないワード　など

見本

ルールが明文化されていなくても、過去に作成した同じような構成の報告書があればその内容をAIに与え、「この見本に沿った形で作成してください」などと指示することで理想に近い文章を生成させることができます。 

美容師さんに髪を切ってもらうとき、「こんな感じにしてください」と有名人のヘアスタイルや前回のカットイメージを写真で見せるのと同じように、成果物の理想を共有することが重要なのです。

※ブラウザ版のChatGPTのように、入力データが学習に使われるような生成AIツールを使っている場合には機密情報をマスキングするなど、情報の取り扱いには十分留意しましょう。 
 
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ChatGPT研修｜まとめ 

いかがでしたか？
AIは決して全知全能ではありませんが、その得意分野と限界を正しく理解し適切なタスクに組み込むことで、生成AIツールの効力を最大限発揮させることができます。

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