現代ビジネスの現場では、日々の業務を効率化し、生産性を高めるために様々なテクノロジーが取り入れられています。

その中でも昨今注目を集めているのが、人工知能（AI）の進化と実務への応用です。ChatGPTやCopilotのような生成AIツールはすでに、企業・自治体・個人を問わず、多くのビジネスパーソンが直面する業務上の課題を解決する手段として活用されています。

一方でこうしたAIアシスタントツールに対しては、

• 「実務で活きる想像ができない」
• 「求めているアウトプットが得られるかわからない」

といった声も聞こえてきます。

そこで本記事では、ビジネスパーソンや人事研修担当者の皆様に向けて、ChatGPTの多彩な機能と使用時の注意点について、わかりやすく解説します。これらの知識は、AIを活用した業務改善や効果的な人材育成戦略の立案に役立つでしょう。

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ChatGPTを使ってできること

ChatGPTは、対話や検索、コードの作成、表や関数の作成、翻訳や文章の作成、API連携での機能拡張など、多岐にわたる機能を提供しています。
これらの機能について詳しく見ていきましょう。

対話AIとしての利用

ChatGPTの最も基本的な機能は、対話AIとしての利用です。
ユーザーの質問に適した回答を提供するだけでなく、雑談や相談の相手としても機能します。
この機能を活用することで、顧客対応の自動化など、業務効率化に貢献できます。

「顧客対応の自動化」の具体的として、以下のような活用方法が考えられます。

• カスタマーサポートチャットボット
  ChatGPTを活用して、24時間体制の自動応答システムを構築できます。
  よくある質問（FAQ）への回答、製品情報の提供、簡単なトラブルシューティングなどを自動化することで、顧客の待ち時間を削減し、サポート品質を向上させることが可能です。
  
  
• 予約・問い合わせ対応
   レストランや美容院、医療機関などでの予約受付や空き状況の確認を自動化できます。
  ChatGPTが顧客の希望日時を理解し、適切な選択肢を提示することで、予約プロセスを効率化できます。
  
  
• クレーム対応の初期対応
  顧客からのクレームや苦情の初期対応をAIが行い、状況を適切に分類・記録します。
  深刻な案件は人間のオペレーターに引き継ぐことで、効率的かつ丁寧な対応が可能になります。

検索目的での利用

ChatGPTは膨大な知識を学習しているため、様々な分野の情報検索に活用できます。
専門知識はもちろん、歴史、科学、文化、技術など幅広いトピックに対応します。
従来のウェブ検索と比べ、必要な情報を効率的に入手できる点が特徴です。

▼理解が深まるお役立ち動画▼

＝7分15秒から視聴推奨＝
こちらはCopilotという生成AIツールを使用した動画ですが、ChatGPTも同様の機能を提供します。
従来のウェブ検索と比較しながら使用方法を見ていくと、生成AIがいかに効率的に情報収集できるかが分かるでしょう。

コードの作成

プログラミングにおいても、ChatGPTは強力なツールとなります。
新規コードの生成、既存コードの修正・改善、特定機能やアルゴリズムの実装、API*やライブラリの使用例の提示などが可能です。
さらに、バグ修正やパフォーマンス改善、テストコードの作成もサポートします。

これにより、プログラミング初心者でも一見難解なコードや機能を迅速に理解し、自身の業務改善に活かすことができるようになります。
さらに、経験豊富な開発者にとっても、新しいAPIやライブラリの使用方法を効率的に学習し、生産性を向上させる手段となります。

▼API*の理解が深まるお役立ち動画▼

＝5分30秒まで視聴推奨＝
APIとはアプリケーション プログラミング インタフェースの略称です。
企業が提供するサービス内の情報や機能を利用者が扱えるようにする仕組みを指します。

表や関数の作成

データ分析や可視化の面でも、ChatGPTは有用です。
データをテーブル形式で整理すること、ExcelやCSVファイルのデータを加工・表示できます。
また、数学的関数や統計計算を行う関数の作成、大量データを効率的に処理する関数の開発にも対応します。

▼理解が深まるお役立ち動画▼
ChatGPTでExcel関数を作成するステップを詳細に解説している動画です。
関数の使い方を知らない場合でも、ChatGPTに指示を与えることで関数を作成できることが分かります。

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翻訳や文章の作成

多言語間の翻訳機能も ChatGPTの強みの一つです。
また、ブログ記事、ビジネス文書、メール、物語、レポート、研究論文など、様々な種類の文章作成をサポートします。
これにより、文章作成にかかる時間を大幅に短縮できます。

▼理解が深まるお役立ち動画▼

＝0分36秒から視聴推奨＝
ChatGPTを用いて初心者でも簡単に翻訳できることを解説している動画です。
一度に複数言語を翻訳できることは、他の翻訳ツールにはない大きなメリットです。

API連携での機能拡張

ChatGPTはAPIとの連携により、さらに機能を拡張できます。
データ収集・分析、タスク管理ツールとの連携、カレンダー管理、メールの自動送信、自然言語処理など、多様な業務自動化が可能となります。

例えば、Google カレンダーAPIと連携することで、予定の追加や空き時間の確認を自動で行うことができます。

ChatGPTを使うときの注意点

ChatGPTの利用には、いくつかの注意点があります。
以下、AI初心者にもわかりやすく解説します。

幻覚（ハルシネーション）

幻覚とは、AIが誤った情報や存在しない事実を生成してしまう現象です。
これは、学習データの誤りや偏り、モデルの推論の不正確さ、質問の曖昧さなどが原因で起こります。
実在しない人物や出来事の描写、誤ったデータの提示などが例として挙げられます。

▼理解が深まるお役立ち動画▼
生成AIが幻覚（ハルシネーション）を起こす仕組みを分かりやすく解説しています。

バイアス

ChatGPTには複数のバイアスが存在します。

• データバイアス
  学習データに含まれる社会的、文化的、歴史的な偏り
  
  
• アルゴリズムバイアス
  特定の視点の過度な強調や軽視
  
  
• ユーザーバイアス
  質問の仕方による回答の変化
  
  
• フィードバックバイアス
  偏ったフィードバックによるモデルの強化

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カットオフ

カットオフとは、ChatGPTの学習データの更新が停止した時点を指します。
現在のカットオフは2023年10月であり、それ以降の情報については最新の知識がありません。
最新のニュースやトレンド、新技術に関しては、別の信頼できる情報源で確認する必要があります。

▼2024年8月時点　ChatGPTに聞いてみた結果▼
現在のカットオフが2023年10月であることが確認できます。

オプトアウト

ChatGPTにおけるオプトアウトは、主に情報漏洩やプライバシー侵害、著作権侵害のリスクに関連します。
利用前にOpenAIのプライバシーポリシーを確認し、データの収集・使用方法を理解することが重要です。
個人情報保護の観点から、適切な利用を心がけましょう。

【補足】　情報漏洩を防ぐための「データコントロール設定」

ChatGPTへの入力内容は学習データとして活用されます。
過去には、企業の機密情報が意図せず学習データとなり、情報漏洩事故に発展した事例も報告されています。
このような問題を防ぐ有効な手段として、データコントロール設定が挙げられます。
この設定を適用することで、ChatGPTに入力した情報が学習プロセスから除外され、結果としてChatGPT経由でのデータ流出リスクを排除することができます。

【設定手順】

1. 　画面右上にあるアイコンボタンをクリック
2. 　設定をクリック
3. 　データ コントロール ｰ すべての人のためにモデルを改善するを”オフ”にする

まとめ

ChatGPTは、対話、情報検索、コード作成、データ分析、翻訳、文章作成など、幅広い分野で活用できる強力なツールです。
その機能を適切に利用することで、業務効率の大幅な向上や創造的な問題解決が可能となります。

一方で、幻覚やバイアス、情報の鮮度、プライバシーに関する課題もあることを忘れてはいけません。
これらの注意点を踏まえつつ、ChatGPTを戦略的に活用することで、組織の生産性と競争力を高めることができるでしょう。

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