『Microsoft 365が本当に自社に適しているのか？』『どのプランを選べばよいのか？』そんな悩みを抱えていませんか？

Microsoft 365（以下、「M365」と略します。）は豊富な機能と柔軟なプランが魅力ですが、料金プランの選択肢が多いゆえに迷ってしまいますよね。
M365を最大限に活用するには、基本情報の理解だけでなく、導入のステップや具体的な活用方法を把握することが不可欠です。

そこで本記事では、M365の概要から主要なツールの活用法、導入時のポイントまで詳しく解説します。

読み終えていただければ、導入に必要な知識や自社に最適なプランがわかり、M365を効果的に活用できるようになります。

ぜひ最後までご覧ください。

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Microsoft 365とは？導入前に知っておきたい基本情報

Microsoft 365の概要

　Microsoft 365（以下、「M365」と略します。）は、インターネットを通じて利用できるサブスクリプション型のオフィスソフトウェアスイートです。

WordやExcelなどの従来のOffice製品に加え、オンラインでの会議やチャットができるTeams、メールの管理ができるOutlook、ファイルを保存・共有できるOneDriveやSharePointなど、仕事をスムーズに進めるためのツールが含まれています。

Microsoft 365の特徴

• クラウド環境下での活用：
  インターネット経由でアクセスできるため、オフィスや自宅、外出先など、どこからでも作業が可能
  
  
• 常に最新バージョンを利用可能：
  定期的なアップデートにより、新機能が自動で適用される
  
  
• 強固なセキュリティ機能：
  多要素認証（MFA）、データ暗号化、情報漏えい対策（DLP）などのセキュリティ機能を標準で搭載
  
  
• 多様なデバイスに対応：
  WindowsやMacのPC、スマートフォン（iOS/Android）、タブレットでも利用でき、デバイス間でのデータ同期も可能

従来のOffice製品とは異なり、M365は月額または年額で利用するサブスクリプション型のサービスです。

そのため、初期費用を抑えながら、常に最新の機能やセキュリティアップデートが適用されます。

提供される主な機能とツール

　M365には、業務の生産性向上に貢献する多様なツールが含まれています。

これらを組み合わせることで、業務の効率化とDX（デジタルトランスフォーメーション）推進が可能になります。

具体的には、タスク管理の効率化、データ活用による意思決定の迅速化、業務プロセスの自動化などが実現できます。

詳細は、第2章（Microsoft 365の導入で実現するDX推進）で解説します。

料金プランとライセンス体系

　M365は、企業の規模や利用用途に応じて複数の料金プランを提供しています。
Microsoft 導入を検討する際は、提供ツールの特長や料金プランの違いを理解し、自社に最適なプランを選びましょう。

出典：一般法人向け Microsoft 365 のプランと価格の比較 | Microsoft 365

　プランの選定基準　

• クラウド版のOfficeアプリと基本的なメール・ストレージ機能があれば十分！
  • Microsoft 365 Business Basicがおすすめです！
    
    
• 上記に加えて、デスクトップ版Officeアプリも必要な場合は・・・
  • Microsoft 365 Business Standardがおすすめです！
    
    
• 上記に加えて、セキュリティやデバイス管理も強化したい場合は・・・
  • Microsoft 365 Business Premiumがおすすめです！

次章では、M365の導入がもたらす「7つの資産（能力・スキル）」について解説します。

Microsoft 365の導入で実現するDX推進

　
　Microsoft 365（以下、「M365」と略します。）は、単なるオフィスソフトの集合ではなく、企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）を加速させるプラットフォームです。

ユースフルでは、M365の機能を以下のように「7つの資産（能力・スキル）」として定義しています。
本章では、各機能がどのように業務を変革するのかを詳しく説明します。

図解：７つの資産（能力・スキル）
変化の激しい時代だからこそ、無秩序に選択肢を増やすのではなく、本当に必要な普遍的能力を厳選し、磨くことが求められます。

DX推進の鍵となる「7つの資産（能力・スキル）」

　M365を導入することで、企業の業務効率化やDX推進を支える「7つの資産」を活用できます。

「7つの資産」とは、ビジネスで成果をあげるためにどんな時代や場所でも求められる価値の高い７つの能力・スキルのことです。M365のツールを単体で使うのではなく、それらを組み合わせることで生まれます。

具体的には、以下の7つに分類されます。

これらの資産は、業務の生産性を向上させるだけでなく、組織全体の協働性（コラボレーション）を高めることを目的としています。

本章では、各資産（能力・スキル）が皆さんの業務にどのように結びつくのかを詳しく解説します。

① タスク管理（Planner・ToDO）

業務の進捗をスムーズに管理することは、チームの効率化に不可欠です。
Microsoft PlannerやMicrosoft  To Doを活用することで、タスクの整理や進捗管理が容易になり、個人・チームの生産性を向上させます。

② データ分析（Excel・Power BI）

データを可視化し、意思決定を支援することは、企業の経営を最適化するうえで重要です。
Power BIを活用することで、膨大なデータを分析し、ビジネスの課題や傾向を把握できます。
また、Excelの高度なデータ処理機能と組み合わせることで、より正確で実用的なデータ活用が実現します。

③ 業務自動化（Power Automate）

ルーチン業務の負担を減らし、戦略的な業務に集中する環境を整えることが重要です。
Power Automateを利用すれば、定型業務を自動化し、作業の手間を削減できます。

④ データ管理（SharePoint・OneDrive）

企業の情報資産を適切に管理し、安全かつ円滑に活用することが求められます。

SharePointはチームや組織での情報の一元管理を目的としており、ファイルの共同編集やアクセス権の管理を通じて、安全かつ効率的なコラボレーションを実現します。

一方、OneDriveは個人のファイル管理とクラウド上でのアクセス性の確保を目的としたツールで、どこからでも自分のデータに安全にアクセスし、必要に応じて共有することができます。

これらを適切に使い分けることで、企業の情報管理の最適化と円滑な業務推進が可能になります。

⑤ コミュニケーション（Teams・Outlook）

効果的なコミュニケーションは、組織の生産性向上に直結します。
Teamsを活用すれば、ビデオ会議、チャット、ファイル共有などを一元化し、円滑な情報共有を実現できます。また、Outlookを活用することで、メールやスケジュール管理を効率化できます。

⑥ 資料作成（PowerPoint・Word）

業務資料の作成・編集を効率的に行うことが、成果の質を高めるカギとなります。
Word、PowerPointなどのツールを活用することで、簡単に高品質な資料を作成できます。

⑦ 自己拡張（Copilot）
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Copilotは、文章作成やデータ分析をサポートし、業務のスピードと正確性を向上させます。
会議の議事録作成や要点整理などの作業も自動化でき、より創造的な業務に集中できる環境を提供します。詳細は後述します。

これらの7つの資産を活用することで、業務の最適化と企業の競争力向上が可能になります。

生成AI（Copilot）によるDX推進の加速

　DXを推進するためには、単なる業務効率化にとどまらず、作業負担の軽減や意思決定のスピード向上が求められます。

M365に統合されたAIアシスタント「Copilot」は、その実現を強力にサポートします。

Copilotがもたらす主な価値は、次の3つです。

Copilotは、従来手作業で行っていた業務をAIが支援することで、作業時間の短縮、正確性の向上、業務品質の向上を実現します。

つまり、Copilotを上手く活用すると、業務の生産性が向上するだけでなく、戦略的な業務により集中できる環境が整います。

結果として、企業のDX推進が加速するのです。

次章では、「7つの資産（能力・スキル）」が具体的な業務へどう適用するかについて解説します。

Microsoft 365の主要ツールと「7つの資産」の活用方法

　前章では、Microsoft 365（以下、「M365」と略します。）が生産性と協働性を高める「7つの資産」について解説しました。
これらの資産は、ビジネスで成果をあげるために求められる価値の高い７つの能力・スキルのことを指しています。

本章では、各資産（能力・スキル）と関連するM365のツールを具体的に活用する方法を詳しく説明します。

タスク管理（Microsoft Planner・Microsoft To Do）

Asset 1

Microsoft Planner・Microsoft To Doを活用することで、個人のタスク管理から、チーム全体のプロジェクト進行まで一元管理が可能になります。

Microsoft To Doで日々のタスクを整理し、Microsoft Plannerでプロジェクトの計画を立てることで、業務をスムーズに進行できます。

Microsoft To Doの活用ポイント

• 個人タスクの整理：
  リストを作成し、優先度を設定
  
  
• リマインダー機能：
  期限を設定し、タスクの抜け漏れを防ぐ
  
  
• Teams・Outlookとの連携：
  予定やタスクを一元管理し、業務の見落としを防止

【動画で見る】 初心者でもわかる！集中力を高めるタスク管理法

Microsoft Plannerの活用ポイント

• タスクの整理と管理：
  チームの作業を「カード」に分け、担当者や期限を設定
  
  
• 進捗の可視化：
  タスクを「未着手」「進行中」「完了」といったステータスごとに整理
  
  
• チーム内の情報共有：
  タスクごとにコメントや添付ファイルを追加可能。
  プロジェクトの詳細をメンバーとスムーズに共有
  
  

データ分析（Excel・Power BI）

Asset 2

Excel・Power BIを活用することで、データの整理・分析・可視化を効率的に行うことが可能です。

Excelでは個別のデータを集計・分析、Power BIでは複数のデータソースを統合し、ダッシュボードとして可視化することで、ビジネスの状況を直感的に把握できます。

Excelの活用ポイント

• データ整理と集計：
  フィルターやピボットテーブルを活用し、データを迅速に整理・分析
  
  
• 関数と自動化：
  Power Queryでデータを統合・整形、Power Pivotで大規模データの分析を効率化
  
  
• データ取得と検索：
  XLOOKUP、INDEX/MATCH などの関数を活用、必要なデータを即座に取得
  
  
• グラフによる可視化：
  棒グラフ、折れ線グラフなどを活用、視覚的にデータを表現
  
  

【動画で見る】 Excelデータ分析のプロセスを初心者が10分で理解できる

Power BIの活用ポイント

• ダッシュボード作成：
  リアルタイムでデータを可視化、ビジネスの状況を瞬時に把握
  
  
• 自動更新機能：
  定期的にデータを更新、最新情報を常に反映
  
  
• インタラクティブな分析：
  フィルターやスライサーを活用、直感的にデータを深掘り
  
  

業務自動化（Power Automate）

Asset 3

Power Automateを活用することで、ルーチン業務を自動化できます。
手作業で行っていた繰り返し作業を自動化することで、業務のスピード向上やミスの削減が可能になります。

その結果、より付加価値の高い業務に集中できます。

Power Automateの活用ポイント

• 自動通知機能：
  メールやTeamsでの通知を自動化、重要な情報を即時共有
  
  
• 承認フローの自動化：
  承認プロセスを自動化、申請から記録までをシームレスに処理
  
  
• データ連携の自動化：
  Excel、SharePoint、Teams、OneDrive など、M365ツールと連携可能
  データの手入力を削減、業務プロセスを最適化
  
  

【動画で見る】 初心者でも簡単な自動化ツール｜パワーオートメイト

データ管理（SharePoint・OneDrive）

Asset 4

SharePoint・OneDriveは、チーム全体の情報の一元化が可能です。
OneDriveは個人用ストレージ、SharePointはチームや組織向けのストレージとして使い分けることで、業務の効率を向上できます。

SharePointの活用ポイント

• チームサイトの作成：
  プロジェクトごとにファイルを整理、メンバーごとにアクセス権を設定
  
  
• 文書のバージョン管理：
  編集履歴を自動保存、誤って上書きしても復元が可能

OneDriveの活用ポイント

• ファイルの同期：
  オフライン環境でも作業可能、オンラインに戻ると自動で最新状態に更新
  
  
• 共有リンクの活用：
  メールにファイルを添付せずにリンクで共有できる
  「閲覧のみ」「編集可能」などのアクセス制御が設定可能
  
  

コミュニケーション（Teams・Outlook）

Asset 5

業務の円滑な進行には、適切なコミュニケーションが欠かせません。
TeamsとOutlookを活用することで、情報伝達がスムーズに行われ、迅速な意思決定を可能にします。

Teamsの活用ポイント

• リアルタイムの情報共有：
  チャット、ビデオ会議、ステータス管理を活用、スムーズなコミュニケーションを実現
  
  
• チーム単位のコミュニケーション強化：
  プロジェクトごとにチャネルを作成、関連情報を整理・集約
  
  
• ファイル共有と共同編集：
  SharePointやOneDriveと連携、WordやExcelファイルを共有・リアルタイム編集
  
  

Teamsの使い方については、以下の記事で詳しく解説しています。

Outlookの活用ポイント

• メールの一元管理：
  社内外の連絡を統合、スケジュール調整を効率化
  
  
• タスク管理と連携：
  予定表機能により、Teams会議のスケジュール設定やリマインダー通知を最適化
  
  
• フォルダ整理とルール設定：
  重要なメールを自動振り分けし、業務の優先度を明確化
  
  
• 優先度の設定：
  重要なメールをピン留めし、未対応のタスクを可視化
  
  

資料作成（PowerPoint・Word）

Asset 6

ハイクオリティな資料作成は、ビジネスにおいて不可欠です。
PowerPointとWordを活用することで、洗練された相手に伝わる資料を作成できます。

PowerPointの活用ポイント

• 伝わるデザイン

  シンプルなレイアウト、色や太字、余白を活用してメリハリをつける
  
  

• データの可視化：

  複雑なデータはグラフや図表で直感的に伝える

【動画で見る】 グラフ別 作り方のコツ｜PowerPoint資料作成

Wordの活用ポイント

• テンプレート活用：
  契約書やレポートなど、定型文書のフォーマットを統一 することで作業時間を短縮
  
  
• 共同編集機能：
  チームでのリアルタイム編集、コメント追加、変更履歴の管理を活用、スムーズな文書作成を実現
  
  

自己拡張（Copilot）

Asset 7

第2章（生成AI（Copilot）によるDX推進の加速）で解説した通り、Copilotは業務の効率化の支援ツールです。

ドキュメント作成、データ分析、メールの作成など、幅広い業務をサポートし、作業時間の短縮、正確性の向上、コンテンツの質の向上を実現します。

プロンプトの書き方については、以下の記事で詳しく解説しています。

　本章では、M365の主要ツールを「7つの資産」の視点で整理したうえで、それぞれの具体的な活用方法を紹介しました。

適切なツールを組み合わせて使用することで、業務の生産性向上を実現しましょう。

　
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次章では、M365の導入前に押さえるべきポイントについて解説します。

Microsoft 365の導入と定着のポイント

　Microsoft 365（以下、「M365」と略します。）は業務効率化やDX推進に貢献するツールです。しかし、適切な導入プロセスを踏まなければ効果を発揮できません。

本章では、M365導入に必要な4つのステップを具体的に説明していきます。

1. 最適なプランの選定
2. 業務フローの整理と導入目的の明確化
3. 移行計画の策定
4. 従業員のスキル向上を目的とした研修の実施
   
   

①事前準備として最適なプランの選定

　第1章（料金プランとライセンス体系）でも解説したとおり、M365には複数のプランがあります。自社の業務に適したものを選ぶことが重要です。

提供ツールの特長や料金プランの違いを理解し、自社に最適なプランを選びましょう。

• 必要な機能の明確化
  • 各アプリケーション（機能）の必要性を検討
    
    
• コストと拡張性のバランス
  • 必要な機能を確保しつつ、コストを抑え、将来の拡張性も考慮
    　

　プランの選定基準　

• クラウド版のOfficeアプリと基本的なメール・ストレージ機能があれば十分！
  • Microsoft 365 Business Basicがおすすめです！
    
    
• 上記に加えて、デスクトップ版Officeアプリも必要な場合は・・・
  • Microsoft 365 Business Standardがおすすめです！
    
    
• 上記に加えて、セキュリティやデバイス管理も強化したい場合は・・・
  • Microsoft 365 Business Premiumがおすすめです！

出典：一般法人向け Microsoft 365 のプランと価格の比較 | Microsoft 365

②業務フローの整理と導入目的の明確化

導入の目的を明確にし、業務フローを最適化することも重要です。

• 業務フローの見直し
  • 非効率な業務を洗い出し、改善点を特定
    
    
• 導入の目的を設定
  • 業務効率化、コスト削減、DX推進などを明確化、具体的な活用方法を検討
    
    

③スムーズな移行のための計画立案

計画的に移行を進めることで、業務への影響を最小限に抑えます。

• 移行スケジュールの策定
  • 段階的移行か一括導入かを決定し、試験運用を行う
    
    
• 環境準備とデータ整理
  • 既存システムとの互換性を確認、不要データを整理
    
    

④従業員のスキル向上を目的とした研修の実施

M365の効果的な活用には研修が不可欠です。

• 段階的な研修プログラムの実施
  • 基本操作、業務別活用、応用研修を段階的に実施
    
    
• 実践的なトレーニングの実施
  • 実業務に即した学習とワークショップでスキル向上

社員教育における研修の成功ポイントについては、以下の記事で詳しく解説しています。

M365導入の成功には、この4つのステップが重要です。

1. 最適なプランの選定
2. 業務フローの整理と導入目的の明確化
3. 移行計画の策定
4. 従業員のスキル向上を目的とした研修の実施

計画的な導入と教育体制の構築により、M365を最大限活用しましょう。
その結果、業務の生産性を高めることが可能になります。

まとめ：Microsoft 365で業務を最適化、DXを加速させる　

本記事では、Microsoft 365の基本情報、業務効率化に寄与する「7つの資産（能力・スキル）」の活用法、導入のポイントについて解説しました。

Microsoft 365の基本情報と導入のメリット

• サブスクリプション型のオフィスソフトウェアスイート
• 常に最新バージョンを利用可能
• 最新のセキュリティ機能を標準搭載、安全に運用可能

業務効率化に寄与する「7つの資産（能力・スキル）」

• 「7つの資産」とは、ビジネスで成果を出すために必要な７つの能力・スキルのこと
  • タスク管理（Planner・ToDo）
  • データ分析（Excel・Power BI）
  • 業務自動化（Power Automate）
  • データ管理（SharePoint・OneDrive）
  • コミュニケーション（Teams・Outlook）
  • 資料作成（PowerPoint・Word）
  • 生成AIの活用（Copilot）
    
    
•  ツール連携により、業務の生産性向上・組織全体の協働性（コラボレーション）を高める

スムーズな導入のためのポイント

• 自社の業務に適したプランの選定が重要
• 計画的な導入、業務フローの最適化、従業員向けの研修が不可欠

Microsoft 365を最大限に活用し、組織の生産性向上につなげましょう。
本記事が、Microsoft365の導入を検討する際の参考になれば幸いです。

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